É a atividade constante que visa a garantir a validade e veracidade dos dados de pessoal, cabendo inicialmente ao próprio indivíduo essa responsabilidade.


O SiCaPEx possibilitará maior agilidade à gestão do pessoal, principalmente em relação à descentralização do cadastramento dos dados individuais, registros funcionais e controle dos efetivos da Força, que passam a ser compartilhados com os demais órgãos do sistema de Pessoal do Exército, exigindo dos Comandantes, Chefes, Diretores das OM e SIP/OPIP e encarregados do setor de pessoal uma fiscalização mais rigorosa no lançamento das informações que irão para o BDCP. Os dados cadastrados serão utilizados em processos seletivos diversos, movimentações, promoções e controle de inativos e pensionistas, incluindo a geração de direitos individuais remuneratórios, podendo as informações incorretas ou incompletas acarretar prejuízos pessoais, benefícios indevidos, problemas administrativos ou sanções disciplinares.


A Ficha Cadastro será disponibilizada para consulta e conferência, no site do DGP na internet, a todo o pessoal vinculado ao Exército, que tiver o cadastro de acesso.


Os diferentes exames devem ser vistos como mais uma forma de auditoria dos dados cadastrais de todo o pessoal vinculado ao Exército. Com o SiCaPEx e a unificação da BDCP, a auditoria do Cadastro do Pessoal será escalonada em níveis de responsabilidade, sujeitando os responsáveis às sanções disciplinares ou criminais cabíveis em caso de imperícia, imprudência ou negligência na manutenção da veracidade e atualização das informações dos Cadastros do Pessoal. A responsabilidade pela auditoria do cadastro do pessoal será realizada com autilização do SiCaPEx e das Fichas Cadastro, que consultam diretamente a BDCP, nos seguintes níveis:

Nível 1 - pela própria pessoa vinculada: Terá a obrigação de manter seus dados cadastrais atualizados e corretos na sua Ficha Cadastro, a qualquer tempo, consultando a mesma no site do DGP. Na data de seu aniversário a pessoa deverá conferir sua Ficha Cadastro eletrônicamente no site do DGP, informando se concorda ou discorda das informações contidas na mesma, ficando esta conferência arquivada, também eletrônicamente, na BDCP, para auditorias e consultas eventuais. A qualquer tempo, quando não concordar com as informações registradas em sua Ficha Cadastro, deverá informar de imediato, por escrito, ao setor de pessoal da sua OM ou SIP/OPIP de vinculação para as providências de correção e para lhe resguardar de possíveis sanções;

Nível 2 - Pelas OM, Estabelecimentos de Ensino (EE), Centros de Instrução (CI), SIP/OPIP e órgãos fora da Força: Estabelecerão rotinas e critérios próprios dentro da OM e SIP/OPIP de forma que a Ficha Cadastro de seu pessoal seja mantida atualizada. Manterão atualizados os relatórios gerenciais de efetivo disponibilizados pelo SiCaPEx, de forma que reflita de modo fiel o efetivo real da OM a todo instante, realizando a inclusão ou exclusão de pessoas, quando for o caso, que passaram a integrar ou deixaram de pertencer aos quadros da OM, respectivamente. Estabelecerão critérios e rotinas internas rigorosas de utilização do SiCaPEx, entre os operadores, o encarregado de pessoal e o homologador.


Os dados e informações homologados na BDCP, via SiCaPEx, serão a fonte válida para todos os processos sob a responsabilidade do DGP e suas Diretorias, bem como para a geração de direitos individuais remuneratórios a serem executados pelo Centro de Pagamento do Exército. Níveis e privilégios de acesso concedidos pelo DGP; e o cadastramento prévio do interessado, para a conferência da própria F Cdtr, no Portal Eletrônico do DGP.


A Ficha Cadastro do pessoal que será atualizada rotineiramente na BDCP, via SiCaPEx, pelas OM e SIP/OPIP, deverá ser utilizada para as conferências dos dados individuais e registros funcionais do pessoal vinculado ao Exército realizadas atualmente pelo Exame de Pagamento de Pessoal, Portaria nº 008/SEF, de 6 de maio de 2008, pelo Exame das Fichas Individuais dos Militares de Carreira, constante da Portaria nº 044/DGP, de 16 de agosto de 2000, pela Certidão de Dados Individuais (CDI), prevista nas Portarias do Comandante do Exército nº 526, de 21 de julho de 2008, IG10-12, e nº 833, de 14 de novembro de 2007, IG 10-05, e pela Portaria nº 142/DGP, de 24 de agosto de 2005, IR 10-30, referente a administração de civis, inativos e pensionistas.


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